Tjekliste for GDPR arbejdet i kirken

 

Der er 5 grundlæggende spørgsmål som I bør stille når I går igang med med GDPR arbejdet. Det er menighedsrådet i kirken der er dataansvarlige og skal sikre at forordningen overholdes. I bør dog udpege en person eller et udvalg der kan i varetage opgaven og løbende arbejde med GDPR.

​

1. Hvordan ser det ud i dag? Skab et overblik!

Hvem samler personoplysninger og hvordan? Hvem behandler persondata fx i et medlemssystem? Hvilke personoplysninger behandler I? Det kan fx være medlems- eller brugeroplysninger som navn, adresse, e-mail, billede og personnummer. I hvilke andre systemer og registre behandler I disse personoplysninger og på hvilket (hjemmel) juridisk grundlag? Hvordan afgør I hvilke oplysninger I skal indsamle? Sørg også for at få overblik over, hvordan I håndterer, opbevarer og sletter oplysninger. Brug overblikket til at lægge en plan for arbejdet med at gøre jeres forening GDPR klar.

 

Nyttig download: "Skabelon til fortegnelser over behandlingsaktiviteter"

​

2. Opbevares personoplysninger sikkert? 

Det er en vurderingsag, hvornår personoplysningerne er sikkert opbevaret. Personoplysninger i fysiske dokumenter kan fx opbevares i et aflåst skab i et aflåst rum/kontor. Digitale dokumenter med personoplysninger skal I sikre med adgangskoder, ligesom der skal være adgangskoder på de mobile enheder, pc’er og hjemmesider, I bruger til at tilgå personoplysninger. Det gælder også frivillige og ansattes private enheder, når de har adgang til personoplysninger. Hvis I opbevarer personoplysninger hos Cloud-tjenester (fx OneDrive/SharePoint, Dropbox og Google Drev) skal I sikre jer, at tjenesten lever op til kravene i databeskyttelsesforordningen.

Når I sender e-mails til jeres medlemmer fx med invitation til årsmøder eller andre arrangementer, skal I bruge funktionen BCC, så dem der modtager e-mailen ikke kan se, hvem I ellers har sendt den til.

​

3. Hvad må vi ikke længere behandle eller gemme?
Opbevarer I data, som I ikke længere må indsamle? Opbevarer I personoplysninger, der ikke længere er nødvendig, forældet eller fejlbehæftet? Hvad skal I gemme og opbevare? Hvis der ikke længere er et lovligt grundlag for opbevaring, skal det slettes.

​

4. Har I beskrevet procedurer og arbejdsgange?
Beskriv og sæt mål for hvordan I vil behandle personoplysninger ved fx instruktioner og rutinebeskrivelser. Sørg for, at alle medlemmer, ansatte, frivillige og brugere kender reglerne og jeres procedurer for, hvordan og til hvad I bruger deres personoplysninger. Det er vigtigt, at frivillige og ansatte kende reglerne godt, så de ikke uforvarende opbevarer eller deler personoplysninger i IT-programmer eller Cloud-løsninger (fx Dropbox, Office365), som I ikke har en databehandleraftale med, eller som ikke er beskrevet i jeres fortegnelse. I skal kunne dokumentere at frivillige med flere, er gjort bekendt med reglerne, fx i jeres privatlivspolitik.

 

Nyttig download: "Skabelon til privatlivspolitik".

​

5. Hvordan skal det gøres og af hvem?
Gennemgå systemer for at sikre, at det formål eller den politik, du skriver, følges, og det I har besluttet, gennemføres. I skal dokumentere arbejdet, så I kan vise overfor Datatilsynet, hvad I har gjort og vil gøre. Det er vigtigt at huske at også oplære ansatte, ledere og frivillige medarbejdere i, hvordan man håndterer personoplysninger.

 

 

Tre vigtige dokument-skabeloner

 

1. Skabelonen til "Privatlivspolitik" skal være med til at opfylde kirkens oplysningspligt. I skal bruge jeres privatlivspolitik til at informere om hvilke personoplysninger i indsamler. Privatlivspolitikken er et dokument (digitalt og trykt), der fx informerer medlemmer, ansatte, frivillige og brugere om, hvordan I behandler oplysninger om dem, hvorfor I opbevarer bestemte oplysninger (fx e-mail adresser), hvad I bruger oplysningerne til, og hvem i foreningen de kan henvende sig til, hvis de vil have slettet deres data. Den skal være tilgængelig for de personer, I behandler oplysninger om. Derfor kan I med fordel udlevere privatlivspolitikken til nye medlemmer og lægge den på kirkens hjemmeside. I kan med fordel også se nærmer på EFD's privatlivspolitik.

​

2. Skabelonen til "Fortegnelse af behandlingsaktiviteter af personoplysninger" skal være med til at opfylde den dokumentationspligt, der påhviler en kirke. Der er en enkel og en udvidet version af skabelonen. Når I behandler personoplysninger, skal I kunne dokumentere, at I behandler dem efter reglerne i databeskyttelsesforordningen. I skal derfor udarbejde en eller flere såkaldte fortegnelser, der beskriver, hvilke personoplysninger I behandler (både almindelige og følsomme), og hvordan I behandler oplysningerne. I skal også beskrive, hvorfor I behandler oplysningerne. Her skal I henvise til, hvorfor I må behandle personoplysningerne (fx interesseafvejningsreglen, anden lovlig hjemmel eller samtykke) og de grundlæggende principper for god databehandlingsskik.

 

Fordi en kirke ikke arbejder med økonomisk gevinst for øje, og hvis sigte er af religiøs art, kan vi lovligt behandle såkaldte følsomme oplysninger om vores medlemmer, tidligere medlemmer, frivillige og ansatte, hvis det efter vores formål er nødvendigt. Jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2. d.

Det er et krav, at fortegnelser er skrevet ned.

 

3. Skabelon til "Databehandleraftale".

I skal indgå en databehandleraftale med alle eksterne samarbejdspartnere og leverandører, der opbevarer eller behandler data (personoplysninger) for jer. Der skal ikke indgås en databehandleraftale med EFD, da alle er en  del af kirkesamfundet Evangelisk Frikirke Danmark.

 

Vejledningen vil blive opdateret med nye ressourcer, og når der sker udvikling på området, fx som følge af uddybende vejledninger fra Datatilsynet. Datatilsynets Vejledning til frivillige foreningers behandling af personoplysninger giver en række eksempler på typiske databehandlere:

​

• En aktør, der hoster en hjemmeside på vegne af foreningen, hvoraf der fremgår personoplysninger

• Lønadministrationsplatform

• Bookingløsninger

• Office 365 / OneDrive / SharePoint

• Dropbox

• Google Drev

 

I vejledningen er der også eksempler på samarbejdspartnere og leverandører, hvor I typisk ikke skal indgå en databehandleraftale. Det er fx:

• Videregivelse til skattemyndighederne

• Mobilepay

• Netbank

• Microsoft Office-pakken på foreningens egen hardware

 

De to lister er ikke udtømmende for samarbejdspartnere og leverandører, som foreninger skal indgå databehandleraftaler med. 

 

Vi har udarbejdet en forenklet version af en databehandleraftale, men I kan også benytte Datatilsynets standard skabelon. I kan finde begge i download sektionen.

 

Vær særligt opmærksomme på, om I bruger cloud-løsninger som Dropbox og Google Drev til at opbevare fx medlems oplysninger. Cloud-leverandører anvender ofte standardvilkår, som ikke nødvendigvis overholder EU's persondataforordning.

​

Udover de tre dokumentskabeloner kan du også hente en "billede samtykke-skabelon" og tre gode vejledninger fra Datatilsynet, samt databeskyttelsesforordningen på dansk